ـــــ التاسع ــــــــــ طريقة مثلى لاستخدام الهاتف
1. حدد التاريخ الوقت المناسب لإجراء مكالماتك مع الأطراف الأخرى.
2. قبل قيامك بالاتصال حدد المواضيع التي ستناقشها والنتائج المحددة التي تود تحقيقها.
3. قبل طلب الرقم، استحضر الشخص الذي سوف تطلبه في ذهنك.
4. كن لطيفاً حين ترد على الهاتف.
5. اترك رسائل تعطي نتائج.
6. أما إذا رد الشخص المعني على الهاتف فعليك أن تسأله إن كان لديه الوقت للحديث.
7. حاول ما أمكن أن ترد على هاتفك شخصياً وأن تطلب مكالمتك مباشرة.
8. لا تجعل موظف التحويلة لديك يسأل الشخص المتصل بك عن موضوع المكالمة .
9. حاول جاهداً أن تستعمل لغة مفعمة بالحيوية.
10. تجنب القيام بأي عمل أثناء مكالمتك الهاتفية.
11. إذا كانت الرسالة التي تود إبلاغها تحتوي على معلومات معقدة ومفصلة ومهمة فمن الأفضل أن تقوم بإبلاغها
عن طريق القابلة الشخصية أو برسالة خطية.
12. فور الانتهاء من مكالمة هاتفية مهمة اكتب مذكرة بما دار فيها.
13. متى حققت الغرض من مكالمتك أنه الحوار.
14. اعمل سجلاً.
15. عليك أن تقوم بتقييم الأثر الذي قد يتركه جهاز الرد على المكالمات على عملك.
الجزء العاشر ــــــــــ 15ــــــــــ سؤالاً عن أسلوبك في فن الاتصال
1. عندما ترغب في أن تقول شيئاً ما هل أنت صادق في حاجتك لأن تقول هذا الشيء؟
2. هل تدرك أن بعض الكلمات التي تختارها قد لا تعني نفس؟
3. هل تدرك أن فهمك للرسالة التي تستقبلها قد يكون مختلفاً عن الرسالة التي يقصد إيصالها إليك؟
4. قبل تقوم بالاتصال هل تسأل نفسك عن ماهية المتلقي وكيف سيكون تأثير اتصالك عليه؟
5. عندما تتحدث مع شخص آخر وجهاً لوجه هل تبحث عما يشير إلى أنه يفهم ما تقول؟
6. هل رسائلك مباشرة ومختصرة قدر الإمكان؟
7. هل تتجنب استعمال مصطلحات أمام من لا يدرك معناها؟
8. هل تتجنب استخدام اللغة الدارجة واللهجات العامية أمام من قد يستهجنها أو لا يفهمها؟
9. هل تتحاشي استعمال كلمات من شأنها أن تصف انتباه المستمع؟
10. هل تعلم أن الطريقة التي تتحدث بها تعادل أهمية ما تقول؟
11. هل تعي أهمية الرسائل غير اللفظية التي ترسلها وأنها تساعدك على تأكيد المعنى الذي تود إيصاله؟
12. هل تدرس بعناية ما هي أفضل طريقة لإفهام المتلقي لرسالتك؟ سواء كانت وجهاً لوجه،أو بواسطة الهاتف أو المراسلة.
13. هل تكون آراءك عن الآخرين بناءاً على ما تسمعه منهم أم بناءاً على انطباعك عنهم كأشخاص؟
14. هل تبذل مجهوداً حقيقياً لتصغي للآراء التي لا توافق عليها؟
15. هل تحرص على تحسين مهاراتك في الاستماع
****************
1. حدد التاريخ الوقت المناسب لإجراء مكالماتك مع الأطراف الأخرى.
2. قبل قيامك بالاتصال حدد المواضيع التي ستناقشها والنتائج المحددة التي تود تحقيقها.
3. قبل طلب الرقم، استحضر الشخص الذي سوف تطلبه في ذهنك.
4. كن لطيفاً حين ترد على الهاتف.
5. اترك رسائل تعطي نتائج.
6. أما إذا رد الشخص المعني على الهاتف فعليك أن تسأله إن كان لديه الوقت للحديث.
7. حاول ما أمكن أن ترد على هاتفك شخصياً وأن تطلب مكالمتك مباشرة.
8. لا تجعل موظف التحويلة لديك يسأل الشخص المتصل بك عن موضوع المكالمة .
9. حاول جاهداً أن تستعمل لغة مفعمة بالحيوية.
10. تجنب القيام بأي عمل أثناء مكالمتك الهاتفية.
11. إذا كانت الرسالة التي تود إبلاغها تحتوي على معلومات معقدة ومفصلة ومهمة فمن الأفضل أن تقوم بإبلاغها
عن طريق القابلة الشخصية أو برسالة خطية.
12. فور الانتهاء من مكالمة هاتفية مهمة اكتب مذكرة بما دار فيها.
13. متى حققت الغرض من مكالمتك أنه الحوار.
14. اعمل سجلاً.
15. عليك أن تقوم بتقييم الأثر الذي قد يتركه جهاز الرد على المكالمات على عملك.
الجزء العاشر ــــــــــ 15ــــــــــ سؤالاً عن أسلوبك في فن الاتصال
1. عندما ترغب في أن تقول شيئاً ما هل أنت صادق في حاجتك لأن تقول هذا الشيء؟
2. هل تدرك أن بعض الكلمات التي تختارها قد لا تعني نفس؟
3. هل تدرك أن فهمك للرسالة التي تستقبلها قد يكون مختلفاً عن الرسالة التي يقصد إيصالها إليك؟
4. قبل تقوم بالاتصال هل تسأل نفسك عن ماهية المتلقي وكيف سيكون تأثير اتصالك عليه؟
5. عندما تتحدث مع شخص آخر وجهاً لوجه هل تبحث عما يشير إلى أنه يفهم ما تقول؟
6. هل رسائلك مباشرة ومختصرة قدر الإمكان؟
7. هل تتجنب استعمال مصطلحات أمام من لا يدرك معناها؟
8. هل تتجنب استخدام اللغة الدارجة واللهجات العامية أمام من قد يستهجنها أو لا يفهمها؟
9. هل تتحاشي استعمال كلمات من شأنها أن تصف انتباه المستمع؟
10. هل تعلم أن الطريقة التي تتحدث بها تعادل أهمية ما تقول؟
11. هل تعي أهمية الرسائل غير اللفظية التي ترسلها وأنها تساعدك على تأكيد المعنى الذي تود إيصاله؟
12. هل تدرس بعناية ما هي أفضل طريقة لإفهام المتلقي لرسالتك؟ سواء كانت وجهاً لوجه،أو بواسطة الهاتف أو المراسلة.
13. هل تكون آراءك عن الآخرين بناءاً على ما تسمعه منهم أم بناءاً على انطباعك عنهم كأشخاص؟
14. هل تبذل مجهوداً حقيقياً لتصغي للآراء التي لا توافق عليها؟
15. هل تحرص على تحسين مهاراتك في الاستماع
****************
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق